HUISHOUDELIJK REGLEMENT RESTORE CYCLING TEAM

vastgesteld tijdens de bestuursvergadering van 24 februari 2015 bij artikel 20 van haar Statuten.

PDF Huishoudelijk reglement

1. ALGEMEEN
In dit huishoudelijk reglement wordt, tenzij uit het zinsverband anders blijkt, verstaan onder:
a. Statuten : de statuten van Restore Cycling, vastgelegd bij notariële akte van 22 januari
2002;
b. Bestuur : het Bestuur van Restore Cycling;
c. Kascontrolecommissie : benoemd door de Algemene Ledenvergadering.

Ten aanzien van personen dient in dit reglement bij de mannelijke invulling, automatisch de vrouwelijke ook gelezen te worden, zodat de toevoeging m/v en renner/renster steeds achterwege blijft.
2. LEDEN
a. De leden zijn: gewone leden zijnde jeugdleden en ouderleden en ereleden.
b. Ereleden zijn zij, die daartoe op voordracht van het Bestuur, door de algemene ledenvergadering zijn benoemd. Die benoeming kan gedaan worden op basis van:
– de mate waarin het betreffende persoon zich voor de vereniging heeft ingezet;
– geleverde bijzondere sportieve prestatie(s), bijv. wereldkampioenschap.
Ereleden zijn vrijgesteld van contributie.
c. Lid van verdienste wordt een lid automatisch op basis van het bereikte aantal jaren lidmaatschap van ten minste 25 jaar. De ledenadministratie zal hiervoor worden gebruikt.
d. Degene die als lid wil worden toegelaten geeft zich daartoe schriftelijk of per mail, door middel van een aanmeldingsformulier, op bij het secretariaat. De opgave voor lidmaatschap bevat tenminste: naam, voor-namen, geboortedatum, adres en woonplaats en e-mail adres en telefoonnummer en IBAN bankrekeningnr.
Verder lidmaatschap van een andere wielervereniging of opgave van de wielervereniging waarvan hij tot voor kort lid was.
Voor minderjarigen dient het aanmeldingsformulier voorzien te zijn van een handtekening van zijn wettige vertegenwoordiger.
Het lidmaatschap is pas definitief nadat de contributie voor het betreffende verenigingsjaar is voldaan. Indien het nieuwe lid zich voor 1 oktober van het kalenderjaar aanmeldt, dient de contributie voor dat jaar nog betaald te worden.
e. Artikel 5, lid 1b van de Statuten beschrijft wanneer mensen geen lid kunnen worden van Restore Cycling.
3. BESTUUR
a. Het Bestuur is belast met de leiding van Restore Cycling, tenzij door de statuten anders wordt bepaald. Het Bestuur treedt, 3 jaar na onderling overleg, bij toerbeurt af (zie artikel 11, lid 3a van de Statuten).
Het bestuur bestaat uit een voorzitter, secretaris, penningmeester, bestuurslid technische zaken en een bestuurslid sponsoring/communicatie.
b. De voorzitter geeft leiding aan en houdt toezicht op het verenigingsleven. Hij draagt zorg voor het naleven van de statuten en het huishoudelijk reglement en andere bepalingen binnen de vereniging. Hij vertegenwoordigt tezamen met de secretaris, de vereniging in rechte.
c. De secretaris voert de administratie van de vereniging. Hij is belast met het notuleren van de vergaderingen. Alle inkomende stukken worden door hem beoordeeld en afhankelijk van de inhoud, geagendeerd voor de komende bestuursvergaderingen danwel direct behandeld. Alle uitgaande stukken, de vereniging betreffende, worden door hem ondertekend. Hij houdt een ledenlijst bij en/of een register, waaruit het bestand van de leden binnen de vereniging moet blijken. Het verenigingsarchief wordt door hem bijgehouden en in fysieke vorm danwel digitaal bewaard, opgeslagen en ontsloten.
d. De penningmeester draagt zorg voor de jaarlijkse begroting en maakt verslag van de financiële zaken. Hij maakt een balans op per jaar. Hij doet uitgaven volgens de, op de jaarvergadering goedgekeurde, begroting, of door het Bestuur besloten zaken, die in het belang van de vereniging noodzakelijk zijn.
Hij voert ook een administratie waaruit de betaling van de contributie door de leden kan worden vastgesteld.
e. Het bestuurslid Technische Zaken is de schakel tussen de KNWU, de ploegleiders en renners en het Bestuur.
f. Het bestuurslid Sponsoring en Communicatie draagt zorg voor sponsoringszaken en communicatie van de vereniging.
g. Het Bestuur kiest uit haar midden een vice-voorzitter, die de voorzitter, bij afwezigheid, vervangt in al zijn functies.
h. Het dagelijks Bestuur, bestaande uit voorzitter, secretaris en penningmeester, deelt de door haar genomen besluiten mede op de eerstvolgende bestuursvergadering.
i. Deze besluiten dienen te worden opgenomen in de notulen.
j. Het Bestuur is verplicht tenminste eenmaal per 3 maanden te vergaderen, met dien verstande dat hiertoe wel een agenda aanwezig is.
k. Op een bestuursvergadering dienen tenminste drie bestuursleden aanwezig te zijn om beslissingsbe- voegdheid te hebben.
l. In de maand januari of februari van elk verenigingsjaar doch uiterlijk tot 6 maanden na het verenigings boekjaar schrijft het Bestuur een algemene ledenvergadering uit. Het Bestuur houdt zich het recht voor om voorstellen, welke niet op de agenda zijn geplaatst, niet in behandeling te nemen.
De voorzitter heeft het recht om leden, welke zich op die vergadering onbehoorlijk gedragen, het woord te ontnemen of zelfs verdere bijwoning van de vergadering te ontzeggen.
m. Geen der bestuursleden, commissieleden, adviseurs of andere hierbij niet genoemde kunnen, uit naam van de vereniging, in- of aankopen doen, behoudens die welke in de begroting zijn goedgekeurd. In andere gevallen dient eerst een bestuursbesluit genomen te worden over de aan te schaffen materialen of
goederen.
k. Het Bestuur is gemachtigd een gecombineerde vergadering van het Bestuur met een (of meer) door haar benoemde commissie(s) uit te schrijven. Deze vergadering dient tenminste veertien dagen voor de betreffende datum aan alle betrokken schriftelijk te worden bekendgemaakt.
4. COMMISSIES
a. Commissies worden benoemd door het Bestuur. Deze benoeming is voor een periode vast te stellen door het Bestuur, waarna de commissie wordt opgeheven of voor een nieuwe periode verlengd kan worden.
Voorbeelden hiervan zijn: Raad van Advies, Sponsorcommissie en Jubileumcommissie.
Dit artikel betreft de commissies zelf: niet de leden ervan!
b. Elke commissie dient zich te houden aan het gestelde in de statuten en het huishoudelijk reglement.
c. Een commissie dient te bestaan uit minstens twee personen.
d. Het is gewenst dat een lid van een commissie ook lid is van de vereniging. Hij moet zeker door de andere leden van de betreffende commissie geaccepteerd c.q. benoemd zijn door het Bestuur.
e. Het verdient aanbeveling dat in een commissie tenminste één bestuurslid zitting heeft.
f. De taakstelling kan binnen de commissie onderling worden geregeld of verdeeld, overeenkomstig de kennis en kunde van de benoemde leden.
g. Van elke vergadering van een commissie of commissies onderling wordt een verslag c.q. besluitenlijst gemaakt, die per omgaande aan de secretaris van het Bestuur wordt toegezonden.
h. Elke, door het Bestuur benoemde, commissie dient twee keer per jaar, rekening en verantwoording af te leggen aan het Bestuur. Dit verslag dient uiterlijk 30 juni en 31 december te worden ingediend bij de penningmeester, met overlegging van rekeningen van baten en lasten, giften en opbrengsten.
i. De begroting voor het komende kalenderjaar dient op 1 november te zijn ingediend bij de penningmeester.
j. Bij geschillen binnen een commissie of tussen commissies onderling, beslist het Bestuur.

5. CONTRIBUTIES
a. De contributie van Restore Cycling wordt elk jaar, voor het daarop volgende verenigingsjaar, op de algemene ledenvergadering, op voorstel van het Bestuur, door de vergadering, vastgesteld. De hoogte van de contributie wordt gekoppeld aan een eventuele stijging van de afdracht aan de KNWU.
Voorts zal op de jaarvergadering ook het minimale bedrag vastgesteld worden voor steunende leden.
b. Voor betaling van de contributie zijn de leden als volgt verdeeld:
I. ereleden en
II. leden met of zonder KNWU licentie.
c. De contributie voor een jaar dient betaald te worden:
voor 1 december van het nieuwe kalenderjaar (i.v.m. de afdracht aan de KNWU) of binnen 14 dagen na aanmelding van het lidmaatschap.
d. In het geval dat de contributie (en evt. wedstrijd- en kledingbijdrage), na de gebruikelijke aanmaningen, niet werden betaald, wat ontheffing uit het lidmaatschap tot gevolg heeft gehad, is men bij een nieuw lidmaatschap verplicht om niet betaalde bedragen, alsnog te voldoen.
6. VERGOEDINGEN
a. Bestuurs- en/of commissieleden en eventuele adviseurs binnen de vereniging hebben geen recht op aan-spraak voor vergoeding, in welke zin dan ook, voor het bijwonen van vergaderingen, besprekingen en bijeenkomsten.
Bij bestuursbesluit kan hiervan worden afgeweken.
b. Vergoeding voor een cursus of opleiding, die uitsluitend ten behoeve van de vereniging wordt gevolgd, kan door het Bestuur worden toegestaan. Uitbetaling gebeurt pas na slagen voor het betreffende examen en na overleggen van diploma of getuigschrift.
Het Bestuur kan hierover vooraf afspraken maken in de vorm van een contract, met de cursist of opgeleide persoon.
c. Vergoeding van de kosten van begeleiding van de wielrenners, zoals officiêle KNWU-licenties voor trainer, ploegleider, mecanicien, verzorger of soigneur, komt ten laste van de desbetreffende afdelingen van de vereniging. Welke begeleiders, deze vergoeding ontvangen, wordt jaarlijks bepaald door het Bestuur.
7. VERANTWOORDELIJKHEDEN
a. Het Bestuur, de leden van de commissie(s) en of andere medewerkers van de vereniging zijn niet persoonlijk aansprakelijk voor eventueel opgelopen letsel door personen of schade aan goederen of diefstal van eigendommen, bij evenementen waaraan door de vereniging is deelgenomen.
b. Alle renners zijn verplicht om tijdens (gezamenlijke)trainingen minimaal een reserveband en een pomp bij zich te hebben.
c. Alle deelnemers aan trainingen en wedstrijden, georganiseerd door de vereniging, zijn verplicht een valhelm en wielerhandschoenen te dragen en een in goede staat verkerende fiets te berijden, overeenkomstig de eisen van de KNWU.
d. Alle renners zijn verplicht zich in wedstrijden aan de normale gelden gedragsregels en normen en waarden te houden. Mocht een renner en of begeleider zich regelmatig aan onverantwoordelijk gedrag te buiten gaan kan het Bestuur besluiten de renner zijn lidmaatschap te ontzeggen. In eerste instantie zal er een gesprek plaatsvinden tussen de betreffende renner(s) en het Bestuur waaruit een mondelinge danwel schriftelijke waarschuwing zal volgen. Bij herhaling volgt ontzegging van het lidmaatschap.
e. Elke vorm van discriminerend en/of seksueel getinte aandacht in de vorm van woorden, aanraking en daden is absoluut onacceptabel.
Seksuele intimidatie, pesten, bedreiging, mishandeling, belediging en discriminatie komt jammer genoeg ook in onze wielersport voor. Alle renners, ouders van onze jonge renners, trainers of begeleiders die te maken hebben met vermoedens, meldingen of klachten over seksuele intimidatie en/of ander ongewenste grensoverschrijdend gedrag kunnen dit bij het Bestuur melden. Afhankelijk van de kwestie kan het Bestuur stappen ondernemen en/of helpen naar het zoeken van een oplossing of door verwijzen naar de Vertrouwenscontactpersoon van de Koninklijke Nederlandsche Wielren Unie (KNWU).
f. Zero tolerantie op dopinggebied
Restore Cycling staat voor een eerlijke, integere, schone en gezonde wijze van bedrijven van de wielersport en confirmeert zich aan de anti-dopingreglementen van de KNWU.
Als renner ben je zelf verantwoordelijk voor wat zich in je lichaam bevindt. Het is daarom van groot belang alle medicijnen en voedingssupplementen vooraf goed te controleren op de aanwezigheid van doping.
In het geval een renner betrokken raakt bij dopingschandalen, is het Bestuur gerechtigd het lidmaatschap van
de renner per direct te beëindigen nadat de renner hierover schriftelijk is geïnformeerd dor het Bestuur.
8. CLUBKLEDING en ANDERE MATERIALEN
a. Alle renners met een KNWU-licentie op naam van Restore Cycling en alle begeleiders zijn verplicht om tijdens trainingen en wedstrijden de door de vereniging beschikbaar gestelde clubkleding te dragen.
b. De clubkleding wordt aan het begin van het seizoen door de afdelingen binnen Restore Cycling aan alle licentiehouders beschikbaar gesteld.
c. Door het Bestuur wordt jaarlijks de hoogte bepaald van de kledingbijdrage.
d. In bruikleen verstrekte clubkleding moet binnen een maand worden ingeleverd nadat:
• het lidmaatschap is opgezegd door het lid of de vereniging;
• de geldigheidsduur van de licentie is verstreken en het lid geen nieuwe licentie op naam van Restore Cycling wil aanvragen;
• een renner geen deel meer uitmaak van een eventuele selectie waarvoor meerdere artikelen in bruikleen zijn gegeven.
e. Eventuele extra bepalingen kunnen worden opgenomen in een rennerscontract.
9. UITZONDERINGEN
In voorkomende gevallen waar dit huishoudelijk reglement niet in voorziet, heeft het bestuur het recht in redelijkheid een besluit te nemen. In dit besluit houdt het bestuur rekening met de positie en belangen van betrokken partijen.

Sponsors